Какую мебель выбрать для конференции, выставки и презентации: что взять в аренду

Какую мебель выбрать для конференции, выставки или презентации - вопрос, который редко решается одним заказом. Обычно нужен целый комплект: столы и кресла для зала, стойка для встречи гостей, отдельная переговорная зона для разговора с партнёрами и оснащение для выставочного стенда.

Ниже - список того, что обычно арендуют под такие мероприятия, с ориентирами по количеству мебели и типичными ошибками при расчёте.

Что входит в комплект мебели для конференции

Состав набора зависит от формата мероприятия. Для конференции с докладами нужен ряд столов и стульев в зале, стойка регистрации на входе, трибуна для выступающего. Для выставки добавляются витрины, стеллажи и стенды. Для презентации важнее лаунж-зона и стол переговоров для приватного разговора с гостями.

В каталоге такие позиции проходят как офисная мебель: это столы, стулья, стойки и кресла делового вида, которые берут на конференции, выставки и презентации.

Типичный набор для делового мероприятия: столы для конференций, стулья для конференций, стойка регистрации, трибуна, стол и кресла для переговоров, мебель для стенда, если предусмотрена выставочная зона.

Столы для зала: какую форму выбрать

Форма стола определяет, насколько удобно участники видят спикера и друг друга. На одного человека за столом обычно закладывают 60-70 см ширины столешницы.

Кроме формы важны вес и устойчивость. Лёгкие складные столы быстрее расставить и убрать между сессиями, а модели на массивном основании меньше шатаются, когда участники опираются на столешницу.

Столешницы из ЛДСП и пластика проще протирать в перерыве, стекло смотрится эффектнее, но заметнее собирает отпечатки. Высота столешницы у большинства моделей - около 72-75 см.

Для переговоров с партнёрами удобнее отдельные столы для переговоров, а для зала с докладами - обычные прямоугольные модели, которые можно составить в длинный ряд.

Кресла и стулья для участников

Для рядового зала с докладами достаточно компактных стульев, которые легко составить рядами и убрать после мероприятия. Для длительных сессий, где люди сидят по два-три часа, лучше подойдут модели с удобной спинкой и без лишней ширины, чтобы не терять место в зале.

Ориентир по высоте сиденья - около 45 см: за столом высотой 72-75 см так удобно писать и работать с ноутбуком. Спинка должна поддерживать поясницу, а подлокотники в плотных рядах чаще мешают: они увеличивают шаг между местами и съедают ширину ряда.

В зоне для VIP-гостей, президиума или лаунж-зоне уместнее мягкие офисные кресла: они выглядят представительнее и подчёркивают статус зоны. Смешивать стулья и кресла в одном ряду не стоит - это визуально дробит пространство.

Оснащение зоны выступления

Спикеру нужна опора для заметок, ноутбука и воды - обычно это трибуна. На камерной презентации её заменяет высокий стол или стойка, если выступающий работает с пультом и не читает по бумаге.

Рядом с зоной выступления часто нужен флипчарт для схем и модерации, столик под ноутбук или проектор и пара стульев для модератора и второго спикера. Трибуны, флипчарты и стойки собраны в разделе оборудования для презентаций.

Уточните на площадке, где розетки, чтобы кабели не пересекали проход к сцене.

Стойка регистрации и зона встречи гостей

Первое, что видит гость на входе, - стойка регистрации. Она задаёт впечатление обо всём мероприятии, поэтому её обычно подбирают под общий стиль зала и, при необходимости, брендируют логотипом компании.

Рядом со стойкой ставят стул для сотрудника, место для бейджей и раздаточных материалов, иногда - вешалку или локер для верхней одежды гостей. Каталог мебели для регистрации на мероприятия закрывает эту задачу целиком.

Переговорная зона для деловых встреч

На конференции, выставке или презентации часто нужна отдельная зона, где можно спокойно поговорить с партнёром или клиентом в стороне от общего шума. Для неё берут стол переговоров на 4-6 человек и кресла с обивкой, которая выглядит статусно и не занимает лишнее место.

Такую зону размещают в стороне от основного потока гостей, желательно рядом со стеной или перегородкой, чтобы разговор не прерывали проходящие мимо участники. Расставить мебель по заранее согласованной схеме зала поможет услуга расстановки мебели.

Мебель для выставочного стенда

Для выставочного стенда список мебели шире, чем для конференц-зала. Кроме стола и стульев для консультации с посетителями нужны витрины для образцов продукции, стеллажи для каталогов и рекламные конструкции с логотипом компании.

Базовый набор для стенда: стойка или стол для консультаций, пара стульев, витрина для образцов и рекламный стенд. Более полную подборку под конкретный формат собирает раздел мебели для выставок.

Мебель подбирают по габаритам застройки: узкая высокая стойка экономит место у прохода, а диван с журнальным столом превращают дальний угол в переговорную.

Расчёт мебели на примере

Возьмём конференцию на 80 участников с зоной регистрации, залом с докладами и небольшой переговорной зоной.

Точный набор и количество мебели под вашу площадку и число гостей проще уточнить у менеджера: он поможет рассчитать зал по вашей схеме.

Чек-лист перед заказом мебели

• Схема зала с зонами: регистрация, зал, кофе-брейк, переговоры, стенд.
• Число гостей по списку плюс запас на тех, кто придёт без регистрации.
• Формат рассадки: рядами, П-образно или за круглыми столами.
• Габариты мебели сверены с шириной дверей, лифта и проходов на площадке.
• Решено, что брендировать: стойку регистрации, чехлы на стулья, конструкции стенда.
• Согласованы дата и время монтажа и демонтажа с администрацией площадки.

Типичные ошибки при подборе мебели

• Считать посадочные места только по площади зала, не оставляя проходов между рядами и у выходов.
• Смешивать разные модели стульев в одном ряду - это бросается в глаза и выглядит неаккуратно.
• Забывать про стойку регистрации и место для хранения верхней одежды гостей.
• Ставить переговорную зону рядом с основным потоком гостей, где сложно спокойно поговорить.
• Заказывать мебель для стенда без витрин и стеллажей для образцов, из-за чего продукцию некуда выложить.
• Не закладывать запасные стулья и столы на случай, если гостей окажется больше, чем в списке регистрации.