Мебель для презентаций и переговоров: что нужно для успешного мероприятия

Как выбрать мебель для презентации, чтобы аудитория хорошо видела докладчика, а партнёры после выступления могли спокойно сесть и обсудить детали - вопрос, который встаёт перед организатором конференции, форума, деловой встречи или отраслевой презентации.

Пространство для такого мероприятия редко строится из одной зоны. Обычно нужны трибуна или стол президиума для выступающего, стулья для зала, отдельная переговорная зона для личных разговоров и стойка регистрации у входа. Если хотя бы одна зона продумана плохо, это заметно гостям: не хватает мест, стол переговоров стоит в проходе, а трибуна перекрывает экран.

Разберём, какая мебель для переговорной зоны на мероприятии нужна, как расставить её по залу и сколько единиц потребуется на типовое количество участников.

Зоны пространства для презентации

Мероприятие с презентацией и переговорами обычно делится на несколько функциональных зон, и мебель под каждую подбирается отдельно.

• Зона регистрации. Стойка и стулья для сотрудников, здесь же обычно выдают бейджи и материалы участникам.
• Зона выступления. Трибуна или стол президиума, кресла для спикеров, оборудование для демонстрации слайдов.
• Зрительская зона. Ряды стульев или столов, в зависимости от формата мероприятия.
• Переговорная зона. Отдельный стол и стулья для встреч с партнёрами до, во время перерывов или после основной программы.
• Зона ожидания. Диваны и кресла для тех, кто пришёл раньше или ждёт своей очереди на встречу.
• Зона кофе-брейка. Фуршетные или коктейльные столы, куда гости отходят для неформального общения.

Для регистрации участников удобно использовать готовые стойки регистрации на мероприятия - они компактны и не требуют отдельного проектирования.

Подбор проще начинать со схемы зала: отметьте вход, экран и проходы, а потом расставьте зоны так, чтобы поток гостей не пересекался с переговорной.

Мебель для переговорной зоны

Переговорная зона на презентации решает узкую задачу: дать возможность двум группам людей сесть друг напротив друга, разложить документы и спокойно поговорить, не отвлекаясь на общий шум зала.

Базовый комплект - стол и стулья. Для встречи на 4-6 человек обычно достаточно стола размером около 120×120 см или 160×80 см, для переговоров на 8-10 человек берут удлинённые модели или составляют несколько столов в ряд. Подобрать вариант можно среди готовых столов для переговоров разной длины и формы.

На одного участника за столом как правило закладывают 60-70 см длины столешницы: хватает, чтобы разложить бумаги и поставить ноутбук.

К столу подбирают стулья с жёсткой посадкой и умеренно высокой спинкой: такие модели не расслабляют собеседников за долгим разговором и при этом остаются удобными на встрече продолжительностью час-полтора. Подходящий вариант - стулья для конференций, они рассчитаны именно на длительное сидение в деловой обстановке.

Если переговорная зона видна гостям, мебель берут в едином стиле с остальным залом.

Мебель и оборудование для презентации

Зона выступления строится вокруг того, что зрителям нужно видеть докладчика и материалы на экране одновременно, а самому спикеру - удобно стоять или сидеть весь доклад.

Для выступления стоя пригодится трибуна - она держит заметки, микрофон и ноутбук на удобной высоте. Если по ходу встречи нужно фиксировать идеи или рисовать схему, рядом ставят флипчарт с магнитной или бумажной поверхностью.

Манекены, стенды, трибуны, флипчарты и другой инвентарь для показа материалов собраны в разделе оборудование для презентаций. Для президиума обычно ставят стол на 3-4 человека и кресла с мягкой обивкой - они отличаются от рядовых стульев и подчёркивают статус выступающих.

Мебель в этой зоне расставляют, когда известно, где будут экран и проектор. Трибуну смещают к краю экрана, чтобы докладчик не попадал в луч проектора. Стол президиума не ставят прямо под экраном: сидящие за ним заслонят слайды для первых рядов. Кабель от трибуны ведут вдоль стены, а не через проход.

Зона ожидания и неформального общения

Гости приезжают неравномерно: одни приходят за полчаса до начала, другие остаются после доклада. Если посадить их некуда, люди стоят в проходах и мешают регистрации.

Для такой зоны подходят диваны, кресла и пуфы с журнальным столиком между ними - низкая посадка сама по себе задаёт неформальный тон разговора. Комплект удобно подобрать в разделе мягкой мебели.

Ставят такую зону сбоку от входа, но в стороне от стойки регистрации. Если нужны приватные разговоры, а отдельного помещения нет, лаунж-группу отгораживают ширмами или стеллажами.

Форматы расстановки мебели для переговоров

Расстановка мебели для переговоров зависит от того, сколько человек участвует во встрече и насколько формальный характер у разговора.

Как правило, между рядами оставляют проход не менее 80 см, чтобы гости и персонал проходили, не задевая сидящих. Стол президиума ставят так, чтобы от входа он просматривался по диагонали.

Для стула за столом обычно закладывают около метра в глубину - чтобы человек мог встать и выйти, не поднимая соседей.

Материалы, цвет и стиль мебели

На мероприятии мебель работает ещё и как оформление зала, поэтому материал выбирают не только по прочности.

• ЛДСП и МДФ. Базовый вариант для столов переговоров и президиума: спокойная матовая поверхность, на которой не так видны следы от бумаг.
• Стекло. Для журнальных и переговорных столов в светлом зале, но на нём заметны отпечатки.
• Дерево и шпон. Для встреч, где важно подчеркнуть статус.
• Металл и пластик. Для регистрации и кофе-брейка: такую мебель проще переставить по ходу мероприятия.

Цвет подбирают от фирменного стиля: нейтральные белые, серые и чёрные комплекты сочетаются с любым брендингом, а акценты добавляют пуфами и текстилем.

Скатерти и чехлы скрывают разнородные столешницы, если мебель собрана из нескольких моделей, и прячут провода под столом президиума.

Чем формальнее встреча, тем строже геометрия зала: для презентации продукта уместны лофт и дизайнерские модели, для официальных переговоров - прямоугольные столы и стулья одного типа.

Расчёт мебели на примере

Возьмём типовую презентацию для компании на 50 гостей с последующими переговорами с ключевыми партнёрами.

• Зона выступления: 1 трибуна, 1 стол президиума на 4 человека, 4 кресла для спикеров.
• Зрительская зона: 50 стульев плюс 5 запасных. Обычно закладывают запас 8-10% на случай дополнительных гостей.
• Переговорная зона: отдельный прямоугольный стол на 6-8 человек и стулья для конференций к нему. Используется до начала программы и в перерыве.
• Зона ожидания: 2 дивана, 2 кресла и журнальный стол.
• Зона регистрации: 1 стойка регистрации и 2 стула для сотрудников.
• Зона кофе-брейка: 3-4 фуршетных или коктейльных стола из расчёта один стол на 12-15 гостей.

Площадь считают от формата: на зрителя в ряду стульев обычно нужно около 1 м², на участника переговоров за столом - примерно 2 м² с проходами.

Такой расчёт - ориентир, а не норматив: точное количество зависит от площади помещения и сценария мероприятия. Менеджер Elitemebel поможет пересчитать количество мебели под конкретный зал и число гостей - уточните детали через страницу контактов.

Дополнительные услуги для презентации и переговоров

Аренда мебели для презентации редко ограничивается самой мебелью: для события такого формата обычно нужен ещё ряд услуг.

Доставку мебели к началу мероприятия и её последующий вывоз удобно заказать вместе с арендой - это описано в разделе доставка мебели. Расстановку по заранее согласованной схеме зала, включая переговорную и зрительскую зоны, выполняют по услуге расстановка мебели.

Если на мероприятии важно закрепить фирменный стиль компании - например, нанести логотип на стол президиума или стойку регистрации - эту задачу решает услуга брендирование.

Минимальный срок аренды - один день, максимальный не ограничен. О продлении нужно сообщить менеджеру не позднее чем за один рабочий день до окончания срока.

Мебель можно заранее посмотреть на складе, согласовав визит с менеджером: по фотографии оттенок обивки и фактуру столешницы оценить сложно.

Чек-лист подготовки зала

• Схема зала с отметками входа, экрана, розеток и проходов согласована с площадкой.
• Посчитано число гостей и заложен запас стульев 8-10%.
• Формат расстановки выбран под сценарий: дискуссия, доклад с экраном или обучение с записями.
• Переговорная зона вынесена в сторону от кофе-брейка и потока гостей.
• Проверено, что трибуна и президиум не перекрывают экран из первых и последних рядов.
• Мебель в зале подобрана в одной цветовой гамме, для разнородных столов заказаны скатерти или чехлы.
• Заказаны доставка, сборка и расстановка по схеме, определено время монтажа и вывоза.
• Уточнены лифт и грузовой вход на площадке, назначен ответственный, который встретит бригаду.

Типичные ошибки при выборе мебели для презентации

• Стулья в зале без запаса. Если придёт на несколько гостей больше, часть аудитории останется стоять.
• Переговорный стол поставлен в проходе или рядом с зоной кофе-брейка. Разговор постоянно прерывается шумом и людьми.
• Трибуна перекрывает экран для части зрителей. Расположение стоит проверять с разных точек зала заранее.
• Стулья для долгих переговоров выбраны слишком мягкими. Участники расслабляются и теряют концентрацию на деловом разговоре.
• Президиум и зрительские места оформлены разной по стилю мебелью. Это визуально разбивает единое пространство мероприятия.
• Не учтено место для флипчарта или демонстрационного стенда рядом с трибуной. Докладчику приходится импровизировать по ходу выступления.
• Зона ожидания не предусмотрена. Гости, пришедшие раньше, толпятся у стойки регистрации и создают очередь.
• Мебель заказана без учёта габаритов дверей и лифта. На площадке выясняется, что стол не проходит в зал целиком.